Fondation Anna Lindh – réseau français
Contribution à l'Atelier de Berlin sur les appels à propositions (mai 2007)

Questions, problèmes et remarques du réseau français

Extrait de la contribution française de juillet 06
[…]
3. Partenariats
a. Il s'agit d'une question centrale à laquelle sont très sensibles les opérateurs français membres de la FAL. […]
Or les procédures actuelles ne semblent pas favoriser la réalisation de cet objectif : l'importance de l'apport financier propre exigé dans le cadre des appels à propositions, […] les difficultés à être admis dans certains réseaux nationaux, ce sont des obstacles majeurs que rencontrent les opérateurs culturels surtout sur la rive sud.
[…]
4. Thèmes des prochains appels à propositions
a. les intitulés proposés mélangent des secteurs d'activités (création artistique, éducation, …) des modalités d'action (cours d'été, échanges interculturels, …) et des groupes cible (femmes, jeunes, …)
b. Il s'agit de raisonner en termes d'objectifs plus qu'en termes de secteurs thématiques. Le cloisonnement entre thématiques va à l'encontre de la réalité du secteur culturel et de ses pratiques. Aujourd'hui la plupart des projets culturels (et des pratiques) comportent en même temps une dimension artistique (toutes disciplines confondues), une dimension éducative, une dimension de recherche et de connaissance, un volet "mobilité" (déplacements, rencontres par de-là les frontières).
Il s'agit également de considérer les projets en termes de "trajectoire" autrement dit dans une durée qui inclut l'amont du projet, son histoire, mais également ses suites au-delà du temps de la subvention.
[…]
d. Pour chacun des thèmes, il s'agira de porter une attention particulière aux projets qui s'adressent aux non-spécialistes, aux publics les plus larges.
e. Montant maximum de la subvention : compte tenu de la règle du 2 + 2, le plafond actuel semble insuffisant aux porteurs de projets. Le nombre de partenaires impliqués devrait être un critère pour l'octroi de subventions plus importantes.
[…]

Extrait du compte rendu de la réunion du réseau du 26 avril 2007
Trois points importants ont été soulevés au cours de la discussion que nous souhaitons porter à votre connaissance :

1) Les activités du projet en amont.
Le montage d’un projet est un processus qui comporte plusieurs phases de travail :
a) la conception du projet;
b) l’établissement de partenariats ;
c) la mise en œuvre ;
d) le bilan, l’évaluation ;
e) le suivi du projet dans le temps.
Les projets soumis à la FAL doivent être conçus en collaboration entre quatre organismes au minimum (selon la règle des 2+2). La conception du projet et l’établissement des partenariats prend du temps et nécessite des dépenses en amont notamment pour les déplacements. Les rencontres avec les partenaires sont nécessaires pour favoriser un climat de confiance et de réel travail en équipe. Or, tous les coûts entrepris avant la date de signature d’un contrat de subvention avec la FAL ne sont pas éligibles, ce qui cause souvent problème aux porteurs de projets.
La Fondation Anna Lindh devrait prendre en considération tout le processus de montage de projets et non seulement la phase de la mise en œuvre du projet et trouver les moyens de soutenir le travail en amont et en aval.

2) Les thèmes prioritaires des appels à propositions 2007.
Les membres présents ont souligné le fait que la définition des thèmes proposés par la Fondation Anna Lindh pour les appels à proposition est très artificielle.
Les porteurs de projet rencontrent souvent un problème pour identifier le thème qui correspond à leur projet qui bien souvent traverse les frontières de ces thèmes.
Il serait donc souhaitable de dépasser la partition thématique proposée ou d’avoir à l’avenir des thèmes plus ouverts pour accueillir des projets transdisciplinaires et laisser aux porteurs de projets plus de liberté.

3) Des projets inscrits dans la durée.
Le cadre temporel des appels à proposition de la FAL est très court et ne correspond pas au travail dans le temps qu'exigent les projets aujourd'hui. Seuls des projets de court terme et des événements ponctuels sont ainsi privilégiés. Or, les membres du réseau français souhaitent la mise en place d’une logique de soutien pluriannuel. Ce qui est le cas d’autres programmes européens tel que Culture 2000 qui propose deux appels à proposition, un pluriannuel et un autre annuel.

Pour les appels à proposition de 2007, toutes les actions doivent être terminées au 31 mars 2008, à savoir avant la fin du contrat triennal en cours entre la FAL et la Commission Européenne. Ce cas de figure risque de se reproduire tous les trois ans. Etant donné que la communication de la décision de la FAL, la date signature du contrat entre la FAL et le leader et le début de la réalisation du projet se passe assez tard dans l’année, ceci laisse un délai très court pour la mise en œuvre des actions.
La Fondation Anna Lindh devrait sortir de cette logique d’événementiel et proposer un soutien pluriannuel pour favoriser la durabilité des actions.

A propos des lignes directrices
- Il faudrait peut-être revoir les dates indicatives des réponses (30 avril pour l’appel du 1er mars et 31 juillet pour l’appel du 1er juin - cf. lignes directrices p. 26) car nombreux sont les porteurs de projets qui prévoient leurs actions pour le mois d’août et septembre (pour l’appel du 1er juin) alors que suite à la réponse FAL, il faut prévoir une période de négociation entre le porteur de projet et la FAL avant la signature du contrat, ce qui entraîne le report du début des actions. Nous avons donc conseillé les membres qui nous ont sollicités de prévoir le calendrier des actions à partir du mois d’octobre.
- Au 2.6 des lignes directrices : « Les actions devraient être terminées avant avril 2008 » prête à confusion, ce n’est pas précisé s'il s’agit de début ou fin avril. Il serait préférable de rajouter « avant début avril 2008 » ou « avant le 31 mars 2008 ».
- Dans le formulaire p.6, 1.7 : « Justification et Méthodologie », nos membres ont du mal à voir la différence entre les questions (d) et (e) qui leur paraissent très proches :
(d) raison, rôle, niveau de participation et type d’activités mises en œuvre pour chaque partenaire dans l’action
(e) la définition du rôle de chaque partenaire
- Dans le formulaire p.7, 1.8 « Description détaillée des activités » :
« Date prévue pour le début de l’activité 1.1 (par mois, du mois 1 au mois 18). Il faudrait indiquer la durée réelle en nombre de mois. On sait en effet qu'en 2007 aucun projet ne pouvait durer 18 mois.
- En ce qui concerne les frais d’audit, existent-il un pourcentage à respecter en fonction du montant du budget global ?
- Annexe B – Note explicative concernant le formulaire de budget
« 1. Contribution financière du demandeur : »
Il faudrait peut-être remplacer « demandeur » par « leader » pour que se soit plus clair car demandeur, cela pourrait faire référence tant au leader qu’aux partenaires.
- Il serait souhaitable de mieux clarifier l’annexe B en ce qui concerne les apports en nature. Les réponses aux deux questions suivantes semblent contradictoires :
“Requests for clarification and answers 1
Q19 - In our project, we will receive contribution from parents for costs of lodgings, full-board, local travel, inner-city transportations, which will cover 292000,- Euro (78%). We would like to know if this amount counts as contribution in kind and how we can include it in the budget form?
A19 - These costs paid directly by the partners are considered contribution in kind. Such costs must be included in the budget under the relevant budget lines. The contribution of the leader/partners must be included also in Annex B2 under "Expected sources of funding" Contributions from other sources.
Requests for clarification and answers 2
Q24 - we would like to know if is possible to consider the in kind contribution of the applicant can be part of the 100% of the budget (in the applicant financial contribution)?
A24 – As per article 14.5 of the general and administrative conditions applicable to ALF grant contracts, the Beneficiary undertakes to make contributions in kind, as stated in the Description of the Action (Grant application form). Unless otherwise specified in the Special Conditions, such contributions in kind made by the Beneficiary or his partners must be listed separately in or as attachment to Annex B. They may be treated as co-financing by the Beneficiary or his Partners. The cost of staff assigned to the action corresponding to actual salaries plus social security charges and other remuneration-related costs is part of the eligible costs; salaries and costs must not exceed those normally borne by the Beneficiary or his Partners. “
Est-ce qu’il faut donc insérer l’apport en nature par les partenaires ou d’autres organismes dans la partie 3. Contributions provenant d’autres sources ou faut-il les lister séparément comme annexe au budget?
- Les membres trouvent le système pour poser des questions à la FAL par mail peu pratique car la publication des questions/réponses en anglais prend beaucoup de temps car le site internet de la FAL n’est pas mis à jour régulièrement.
De plus on n’a pas accès aux mêmes informations sur le site en version anglaise (où il y a « Requests for clarifications and answers 1 et 2) et sur la version française (où seule la 1 est disponible).
Il serait souhaitable que les « Requests for clarifications and answers » soient traduits en français car il s’agit de document clé qui est très utile aux membres.

La communication des résultats de la sélection
Lorsqu'un projet n'est pas retenu pour des raisons administratives (notamment questions d'éligibilité) les demandeurs sont informés des raisons d'exclusion.
En revanche, aucune motivation du refus d'octroi de la subvention n'est fournie à l'issue des étapes d'évaluation et de sélection. Or cette information peut se révéler très utile pour les opérateurs qui entendent se positionner à nouveau pour l'appel suivant.
mai 2007